ビジネス英語メール例文 【会議に関する通知】

会議に関するメールを書く上で、最も重要なポイントのひとつが件名です。

忙しいビジネスマンは毎日沢山のメールを処理しなければならず、会議の予定もびっしりです。そんな読み手のために、簡潔で分かりやすい件名を書く力はとても大切です。

日本語のメールでも件名は分かりやすく簡潔に書くことが重要ですが、英語でも同じです。会議に関するメールの場合、会議の名前などを簡潔に書き込むのが一般的です。また、ミーティングの日時や場所を件名に入れても、読み手にとってより分かりやすいメールとなります。

Marketing strategy meeting
(マーケティング戦略会議について)

Project meeting on Thursday Feb 1 at 10 am
(プロジェクト会議2/1(木)10時)

Meeting on next Tue at 10 am in room 805
(会議 来週火曜 10時 805号室)

件名は簡潔さが求められるので、曜日や月を省略して以下のようにも書くことが多いです。

■曜日
月: Mon 火: Tue 水: Wed 木: Thu 金: Fri 土: Sat 日: Sun

■月
1月: Jan 2月: Feb 3月: Mar 4月: Apr 5月: May 6月: Jun
7月: July 8月: Aug 9月: Sep 10月: Oct 11月: Nov 12月: Dec

■時間
午前: am
午後: pm

最後に、英語圏では15時、18時などと24時間表記で時間を書くことはほとんど無く、ほぼ必ず午前(am)か午後(pm)を付けます。

誤って日本語の感覚のまま、9:30などと書いてしまうと、外国人の相手は「朝なの?夜なの?どっち!?」と混乱してしまいます。ですので必ず時間にはamかpmの表記をするようにしましょう。

15:00 → 3 pm
9:30 → 9:30 am

 

使えるビジネス英語メール例文

1. Meeting on next Tue at 10am in room 805
会議 来週火曜 10時 805号室

2. We will have a marketing strategy meeting on Wednesday February 7 at 2pm.
マーケティング戦略会議を、2月7日水曜日の午後2時から行います。

3. We will discuss issues regarding the current marketing plan and build a new strategy plan.
会議では現在のマーケティングプランの問題点について話し合い、新たな戦略を立てていく予定です。

4. It will last about an hour.
会議は一時間程度の予定です。

5. We will be waiting for you at room 805 in the main business building on next Monday 9am.
来週月曜の午前9時に、本社ビルの805号室でお待ちしております。

6. I have attached an file.
ファイルを添付しておきました。

7. Please read them before the meeting.
会議までにご一読ください。

8. Please fill out the form and bring it to the meeting.
ご記入の上、会議にご持参ください。

9. If you have any questions or concerns, please feel free to contact me.
何か不明点等ございましたら、私までご連絡ください。

10. I’ll see you on Monday then.
それでは月曜にお会いしましょう。

 

ビジネス英語メールサンプル

件名: Meeting on Fri at 9 am in room 805
本文:
Hi John,

I’m writing this email to inform you about the next marketing strategy meeting. We will have the meeting this Friday 9 am in Room 805, the same meeting room as last time.
I have attached two files we will use at the next meeting, so please take a look before the meeting. If you have any questions or concerns, please let me know anytime.
I’ll see you then!

Best,
Hanako

 

件名:会議 金曜9時 805号室
本文:
こんにちはジョン

次回のマーケティング戦略会議についてお知らせします。今週金曜日の午前9時から、前回と同じ805号室にて会議を行います。
次回使用する資料を2点添付してありますので、会議までにお読みください。何か不明点等ございましたら、私までご連絡ください。
それでは。

花子

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