ビジネス英語メール例文 【アポイントの日程変更】

アポイントの日程変更

ビジネスの相手や同僚に、訪問やミーティングの約束をしていたけど、都合がつかなくなってしまった際、相手にアポイント内容の変更を申し出なければなりません。

メールの構成としては複数ありますが、

① 用件(変更したい旨)を伝える
② いつに変更をしたいか伝える
③ 相手の予定を確認する
④ 謝罪 *もしくは謝罪をしてから相手の予定を伺う

というような流れで書けると伝わりやすいでしょう。日本語でのメールとさほど違いはありません。

まず、相手に快くアポイントの変更を受けてもらえるように、丁寧な説明や言い回しで相手に変更をお願いしなければなりません。

 

「Would」「Could」をつかった表現

丁寧な言い回しでまず使える表現は、「Would」や「Could」を使った言い回しです。

「Could you (please)~?」というと「Can you」より丁寧な表現になりますし、「I would like~」も「I want to ~」よりフォーマルです。これらの表現はアポイント変更の時だけではなく、ビジネス英語の基本になります。

日本語でもよくつかう「~は可能でしょうか」は英語では「Would it be possible to ~?」と表現することで、直接的に「お願いできますか?」と聞くよりも遠回しで相手を気遣った言い回しになります。

遺憾の意を伝える「I’m afraid 」「Unfortunately」

 相手に対して、予定を変更「せざるをえない」ことでこちらも残念に思っていることを伝えるために使える表現が「I’m afraid」「Unfortunately」です。日本語でいうところの「申し訳ありませんが」「残念ながら」というニュアンスに近いです。

特に、「I’m afraid」は、「残念ながら」以外にも、よくない事を言う時の文頭につけることで表現をやわらげることができる便利な表現です。「I’m afraid that I haven’t received the document from you yet.(恐れ入りますが、まだ書類を受け取っていないようなのですが)」のように、相手に起因することを述べるときなどにも使うこともできます。

Because 以外の理由を述べる表現

日程変更のための理由を述べるための表現としてよく使われるものが「Due to~」です。「~のために」と訳され、「Due to train delay,(電車遅延のため、)」や「Due to some family matters,(家庭の事情で)」と使われます。to の後には名詞が入ります。

使えるビジネス英語メール例文

1. I would like to reschedule the meeting.
ミーティングの日程を変更したいです。

2. Would it be possible to change the date?
日にちを変えることはできますでしょうか?

3. I’m emailing you to request to reschedule the meeting.
ミーティングの日程変更の希望があり、メールをしています。

4. I’m afraid I won’t be able to make it on Wednesday.
(申し訳ありませんが)水曜日は都合がつかなそうです。

5. I’m afraid I have to postpone the meeting due to a family matter.
家庭の事情で、(申し訳ありませんが)ミーティングを延期しなければなりません。

6. I would appreciate if you could reschedule the meeting.
ミーティングの日程を変更してもらえるとありがたいのですが。

7. I have to push the appointment back for 1 hour.
約束を1時間延期しなければなりません。

8. Something urgent has come up.
急用ができてしまいました。

9. Please let us know if that works for you.
こちら(の変更)でご都合がつくかどうか、教えてください。

10. I’m sorry for the inconvenience that may cause you.
ご迷惑おかけして申し訳ありません。

ビジネス英語メールサンプル

Title:Request To Reschedule Meeting

Dear Tom,

Good morning.

As I emailed you, a weekly meeting is scheduled at 10 a.m. today. However, something urgent has come up. I’m afraid that I won’t be able to make it. Would it be possible to push back the meeting to sometime in the afternoon?

Could you let me know if that would work for you?

I apologize for any inconvenience this may cause.

Kind Regards,
Takashi

 

トムさんへ

おはようございます。

メールでお知らせしたとおり、本日の午前10時に週間会議が予定されてます。しかしながら、急用ができてしまいました。申し訳ありませんが、会議に間に合わなそうです。会議を午後にずらすことは可能でしょうか。

トムさんの都合がつくかどうか、お知らせいただけますか?

ご迷惑おかけして申し訳ありません。

タカシ

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