ビジネス英語

これでもう怖くない!?英語の電話に出てみよう!

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仕事中何気なくとった電話が外国人の方からで、焦って何もしゃべれなくなってしまった・・・なんて経験はありませんか?

面と向かうと表情や身振りでどうにかなる会話も、電話ではなかなか伝わりにくかったりします。今では、日本に住む外国人も増え、海外と取引をしている会社も珍しくもありません。

今回は、電話での英会話で使える簡単なフレーズをご紹介します。

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まず電話に出る!

まずは挨拶です。

これは電話にでるシチュエーションによって、フォーマルだったりカジュアルだったりいろいろありますが、まず挨拶をして名乗るところから始めましょう。

「こんにちは。お電話ありがとうございます。ABC株式会社の藤井でございます。どのようなご用件でしょうか。」
"Hello, thank you for calling. This is ABC corporation, Fujii speaking. How can I help you? "

(※) How can I help you? でもOKです。

これが全てすらすら言えるといいですが、長い場合は短縮もできます。私は仕事で電話を受けるときは、「Hello. This ABC corporation, Fujii speaking.」と、とりあえず言います。

そうするとだいたい、相手が「Hi, it’s Tom. How are you?」または「Hello, this is Tom. May I speak to Kato-san, please?」なんていう風に返してくれるので、そこから会話を始めます。

Small talkとして「How are you?」と言う人も多いです。簡単に「I’m good, you?」と返すので大丈夫です。会話を和ますためのやりとりなので、明るく言いましょう!

まずは、自分が名乗って、相手の名前と用件が聞けると後は普通の会話と同じです。日本語の名前は、外国人にとっては聞き取りづらかったりするので、ゆっくり発音してあげましょう。

 

電話を取り次ぐ

社内の誰か宛の電話で、取り次がないといけない場面は多いかと思います。特にその人がいない場合、どのように伝えればよいでしょうか。

「申し訳ありません、清宮は席を外しています」「清宮は会議中です」「ご伝言をお預かりしましょうか」など、シチュエーション別に基本的なフレーズをご紹介したいと思います。

・電話を受ける

(電話相手)「田中さんはいますか?」
“Could I speak to Tanaka-san, please?”
“Is Tanaka-san there?”
“ I’d like to speak to Tanaka-san, please.”

答え方の例 - 田中さんがいる場合 - 

「はい、少々お待ちください」
“Sure, just a moment, please.”

「はい、田中につなぎます」
“Sure, I will put you through Mr.Tanaka.”

答え方の例 - 田中さんがいない場合 - 

「田中はただいま会議中です。」
“Mr.Tanaka is in a meeting.”

「田中は外出しています」
“Mr.Tanaka is out of office today”  

※これは休んでいるときにも使えます。また、外出中で後ほど戻ってくる場合は、この後に“He/She will be back in the afternoon.” などと加えるとわかりやすいです。

「田中はただいま席を外しております」
”Mr.Tanaka is away from him/ her desk right now.“

「田中は他の電話に対応中です」
“Mr.Tanaka is on another line (at the moment)”

この4つを知っていると、大体の場面で対応できます。

日本語と同じで、前に“Sorry(申し訳ありません)”をつけると丁寧です。また、どれくらいで戻るかを加えてあげるとより親切です。“He/ She will be back in 10 minutes.(10分で戻ります)”

また、もっとシンプルに“〇〇 is not here.”や “〇〇 is not available at the moment.”などでもいいです。

・折り返しにする/メッセージを預かる

「メッセージをお預かりしましょうか?」
“would you like to leave a massage?”
“Can I take a massage?”

「折り返し伝えます」
“I’ll have Mr.Tanaka call you back.”

「電話があったこと伝えます」
“I’ll let Mr.Tanaka know that you called.”

 

わからないときの訪ね方

最後にわからないときの訪ね方です。聞かないといけないことや、聞き取れなかった時の切り替えし方などをご紹介。

・相手の名前を尋ねる

「お名前をお伺いしてもよろしいですか?」
“May(Could) I ask who is calling?
“Could I take your name?”

相手の名前が聞き取れなかった場合は・・

「もう一度お名前を伺っても宜しいですか? 」
“Could I ask your name again?”

私はこれよく使います(笑)また、何度言われても聞き取れないときはスペルを聞きます!

「お名前のスペルを教えていただけますか?」
“Could you please spell your name for me?"
“How do you spell your name?”

これは正確にメッセージを伝えるためなので、特に失礼というわけではありません。

・誰と話したいかを尋ねる

「誰と話がしたいですか」
“Who would you like to talk/speak to?”
“Who are you calling?”

・電話番号・住所を尋ねる

“Could you give me your phone number?”
“Could I ask your address?”

カジュアルな会話だと、“What’s your phone number?”でも大丈夫です。

・聞こえにくいとき・聞き取れないとき

「すみません、聞き取れませんでした。もう一度言ってもらえますか?」
“Sorry I couldn’t catch. Could you say that again?”

「すみません、よく聞こえませんでした。」
“Sorry I can’t hear you well.”

「少し大きな声で/ゆっくり話してもらえますか」
“Would you mind speaking up a bit?”
“Could you speak more slowly, please?”

聞き返すことは全く悪いことではないので、わからないときは聞き返しましょう。基本的に、電話相手はこちらがネイティブスピーカーではないことをわかっているので、聞いてもゆっくり話してくれるはずです。

 

最後に

 電話での会話は相手の顔が見えない分、不安になってしまうことが多いかと思いますが、まず一番大切なのは落ち着いて話すことです。日本語での電話でも聞くことを、ゆっくりあせらず聞きましょう。

間違えないように、一度で聞き取れるように、などと緊張していると、焦って何て言葉が出てこなくなったりするので、「わからなければ聞けばいいや」くらいの気持ちでトライしてみましょう!


担当ライター:モモ (日本の大学を卒業、社会人になって20代後半の時、海外留学を決意。カナダでの1年半の留学期間を経て、現在は東京で在住、仕事で日常的に英語を使用。 TOEIC 910点取得。)

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