ビジネス英語 メール

絶対に覚えておきたいビジネスメールの書き方のコツ

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グローバル化が進み、社内公用語を英語にする企業や、日常的に海外の取引先と英語でメールなどのやりとりをしている企業も非常に増えてきました。

翻訳というのは、ただ原文をそのまま訳すことではありません。ビジネスメールの場合も同じで、日本語のメールをそのまま英語に訳して送っても、相手側には意味が通じなかったり、不愉快な思いをさせてしまったりして、良いコミュニケーションが取れないのです。

なぜなら、言葉にはその国の文化や礼儀などの習慣が反映されているからです。

英語はTPOに合わせて具体的に伝えよう。

例えば、日本語のメールでは「よろしくお願い致します」というフレーズが非常に万能に使われますが、英語にはこれに相応するフレーズが存在しません。

なぜなら、日本は「察する」文化なので、細かく具体的に言わなくても「よろしく」の一言でどんな状況でも通じますが、英語の文化では一言で意味を察してもらうことはできないからです。

ですので英語のメールでは、場面に合わせて具体的に内容を伝えなければいけません。

例えば、「これからもどうぞよろしく」の場合は「I’m looking forward to doing business with you (これから一緒にお仕事をするのが楽しみです)」、「資料作成をよろしく」などの頼み事をする時のよろしくは「Could you prepare the report? (資料を作ってくれますか?)」、そしてメールを締めくくる「それではよろしくお願いいたします」は「Best regards, (敬具)」となります。

また日本語のメールでは、初めに「山田様」などと相手の苗字に様をつけて丁寧に呼びます。しかしアメリカを初めとする西洋の文化では、ビジネスの場であってもフランクで対等な関係を好むため、「Hi John,」「Hello Mary,」など、簡単な挨拶の後に親しみを込めて下の名前で呼ぶことが一般的です。

このように、相手国の文化を理解せずにただ日本文を英語に訳しただけでは、正しい英語のメールにはならないという事が分かって頂けたでしょうか?

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ビジネスメールにそのまま使える例文集

それでは次に、西洋のビジネスメールで非常に頻繁に使われる文をご紹介します。

英:I hope this email finds you well.
日:“お元気でお過ごしのことと思います。”
一般的なメールの一文目として非常に頻繁に使われます。

英:I’m writing this email to ~
日:“~するためにメールを差し上げました”
To の後には「to let you know about the next meeting (次回の会議についてお知らせするために)」、「to request your confirmation regarding your order (ご注文の確認をお願い致したく)」などが続きます。

英:Have a nice day.
日:“良い1日をお過ごしください”
返信のいらないメールの締めに使われます。

英:Have a great weekend.
日:“良い週末をお過ごしください”
金曜日に返信のいらないメールを送る際の締めに使います。

英:I’m looking forward to hearing from you.
日:“お返事をお待ちしております。”
返事が必要なメールの一般的な締めに使います。

英:I’ll see you on Monday.
日:“それでは、月曜にお会いしましょう。”
こちらもメールの締めに使われます。On Monday の部分を In the next meeting や soon などに変えても使えます。

英:Thank you for your time today.
日:“今日はお忙しい中お時間を頂き有難うございました。”
相手に時間を割いて会っていただいた時などのメールで使います。

英:I have attached the file to this email.
日:“ファイルを添付いたしました”
添付ファイルがあることを伝えるためのフレーズです。

英:Thank you for your time and consideration.
日:“ご検討をよろしくお願いいたします”
相手に何か検討してもらいときに使います。求人に応募する際のメールの締めにも使います。

英:Sincerely, / Best regards, / Best,
日:“敬具”
ビジネスメールの最後に必ずつけるフレーズです。Sincerely が最も丁寧な表現で、Best regards が最も一般的、そして Best は気の知れた同僚などとのメールで使われます。

 

メールサンプル

それでは最後に、取引先企業とのミーティングについてのメールサンプルをご覧ください。

Hi John,

I hope this email finds you well. I’m writing this email to let you know about the meeting next week and the handout.

The next meeting will be held at 11am on November 15 (Wed) in Room 307 in our building. I have also attached the marketing research report to this email, so please take a look by the next meeting.

I’ll see you then. Have a great weekend.

Best regards,

Hanako

Sales Manager at ABC Inc.
Email: hanakoyamada@abc.com
Phone: 090-1234-5678

(和訳)
こんにちはジョン、

お元気でお過ごしのことと思います。来週の会議とその際に使用する資料についてお知らせしたく、メールを差し上げました。

次回の会議は11月15日(水)午前11時から、当社ビルの307号室にて行われます。市場調査報告書も添付しておきましたので、次回の会議までにご確認くださいませ。

それでは来週お会いしましょう。良い週末をお過ごし下さい。

花子
ABC株式会社 営業部
Email:hanakoyamada@abc.com
Tel: 090-1234-5678


担当ライター:エレン (日本の高校を卒業後、レイクランド大学ジャパンキャンパスにて準学士号を取得し英語力を向上、その後アメリカのペンシルバニア州立大学にて教育政策学で学士号を取得。留学中から交際を続けていたアメリカ人男性と大学卒業後に国際結婚し、現在はニューヨーク在住。)

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