ビジネス英語

クローズド・クエスチョン(CLOSED QUESTIONS)を制して会議を成功に導こう!

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英語教員を退職後、外資系企業で会議通訳などを不定期でお手伝いしてるのですが、「英語会議の通訳をお願いできませんか?」と、突然、人事部の方からの依頼が舞い込みました。

話を聞くと、外国人内部監査委員による工場視察があるとのことで、より円滑な会議進行を目指したいとの依頼でした。

今回はその際に私が感じた英語を使った、より充実したコミュニケーションの取り方についてご紹介したいと思います。

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クローズド・クエスチョンを理解しよう

英語が話せるのに意思疎通ができない・・

今回の会議ですが、スイスとインドからの内部監査委員が工場に赴いて、実際に製造過程を確認しながらの英語会議というものでした。

彼らの訪問は初めてではないとのことでしたが、会議は進行が遅れ、監査委員の方々の苛立ちも伝わることもしばしばありました。

会議参加者の多くは上級レベルの英語力をお持ちの方でしたが、にもかかわらず何人かは「意思疎通」が出来ていないのです。なぜこのようなことが起きてしまうのでしょうか?

問題は質問への返答の仕方

特に問題となったのは「質疑応答」時間で行われたクローズド・クエスチョン、いわゆるYES/NOで答えられる質問への返答です。

例えば、監査委員達に“Have you decided about the plan yet? ”(その計画についてもう決めましたか?)などと尋ねられても、YES/NOを伝えることなく、先に状況を話し出してしまうのです。

他にも、予定された計画が未だ終わっていないようなマズイ状況でも、“No”と答える前に、出来ていない理由や代案を話始めてしまうのです。これでは外国人会議参加者は苛立ってしまうのも無理はありませんね。

“Have you~?” “Did you~?” “Can you~?”といったクローズド・クエスチョンで質問をされた場合、まずはYES/NOを明確にしてから現状を伝えるべきです。

日本語と英語は性質が違う

ところで、なぜ英語が話せるのになんとか自分の状況を伝えなければ!と焦ってしまっている状況で、今回のようにYES/NOを伝えずに、自分の言いたいこと「だけ」を伝えてしまったのでしょうか。

おそらく、日本語と英語の言語的な性質の違いからこのような事態になってしまったのではないかと思います。

ポイント

日本語:大切なことを最後に伝える言語。SOVの言語。
 英語:大切なことを最初に伝える言語。SVOの言語。

日本語では動詞は最後に言いますが、英語は主語のあとです。英語はSVOの言語と言われますが、対して日本語はSOVの言語と言われています。(S:主語、V:動詞、O:目的語)

否定文などを比較してみてもそうですよね。このような言語的な性質も意識して意思疎通を図ることも大切なのではないでしょうか。

 

クローズド・クエスチョンとは?

ここで改めてクローズド・クエスチョンについてまとめておきたいと思います。。

クローズド・クエスチョン(CLOSED QUESTIONS)とは、YES/NOで答えられるような回答範囲が限られている質問の仕方です。

クローズド・クエスチョンを使うことで、

①質問者は知りたい情報を素早く引き出すことが出来る
②事実を明確にすることが出来る
③会議などその場のコミュニケーションをコントロールすることが出来る

といったようなメリットがあります。

反対にオープン・クエスチョン(OPEN QUESTIONS)は、YES/NOで答えられるような質問ではなく、自由な回答ができるような質問のことです。要は「5W1H」を使った質問です。

5W1H

5W1H=「When(いつ)Where(どこで)Who(誰)What(何)Why(なぜ)How(どうやって)」

 

 

クローズド・クエスチョンを使ったフレーズ

クローズド・クエスチョンの例文をいくつかご紹介します。これらの質問を受けた際にはYES/NOで答えられるよう心がけましょう。

1. すでに進捗状況を確認しましたか?
Have you confirmed the progress yet?

(YES)私は状況はすでに確認しました。
             I have already confirmed the progress.

(NO)私は状況をまだ確認していません。
            I haven't confirmed the progress yet.

2. その状況についてすでに報告しましたか?
Have you reported the situation yet?

3. もう状況報告を提出しましたか?
Have you submitted the budged yet?

4. その計画について、もう彼に問合わせましたか?
Have you asked him about the plan yet?

5. その計画について、もう決めましたか?
Have you decided about the plan yet?

 

まとめ

英語の会議は誰しも最初は不安も大きいと思います。特に、世界各国から会議参加者が集まるような場合、時間的な制限も多く、プレッシャーも大きくなります。

ですが、英語会議を通して実践的な英語力が向上し、視野が広がることは間違いありませんから、英語会議を嫌がらず、むしろチャンスと考えて前向きに取り組むと良いでしょう。

最後にアンソニー・ロビンズの言葉を紹介します。アンソニー・ロビンズは自己啓発作家、コーチ、講演家で、彼の顧客には元アメリカ大統領のビル・クリントン、歌手のレディー・ガガなどがいます。

  ”Quality questions create a quality life. ”  by Anthony Robbins
(質の高い質問が、質の高い人生を創る。)

この格言のように、まずは質問の役割や質問者の意図を理解して会議を成功に導きましょう。検討を祈ります。


担当ライター:AMY(元高校英語教師で現在はヨーロッパ在住です。夫の転勤に伴い海外生活初心者で、日々いろいろな発見の毎日です。現在は現地の英語語学学校やヨーロッパレースの手芸教室に通っています。大学在学中にTOEIC925点取得。)

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