アポイントをとる
ビジネスで欠かせないのがアポイントメントを取るスキルです。
英語で口頭でのやりとりでは、聞き取れなかったり言い間違えてしまったりと、ミスが多くなりがちですので、文書としてメールで相手に確認を取ることは非常に重要です。
アメリカや外資系の忙しいビジネスマン／ビジネスウーマンたちは、全てのアポイント依頼に対応出来るわけではないので、間違った英語でメールを書いてしまうと、相手に悪印象を与え、依頼を断られてしまう事にもなりかねませんので、正しい英語でメールを書けることは非常に重要です。
まず、アポイントを取る際に必ずと言っていいほど毎回使われる英単語が「work」です。
「work」には「働く」という意味以外にも、「都合が良い」という意味があります。
「Friday works. (金曜日で大丈夫です。)」
「That day doesn’t work for me. (その日は都合が悪いです。)」
などのように使います。
また日時だけではなく「Could we have a meeting at Room 501? (501号室でのミーティングでよろしいですか？)」「Yes, that works for me. (はい、それで結構です。)」などのように、場所などにも使えます。
次に頻繁に使われる英単語が「availability」です。直訳すると「利用できること」という意味になってしまいますが、要するに「利用できる時間」=「空いている時間」=「都合のいい時間」という意味になります。
「My availability is below. (私は以下の時間が空いています)」
「Please let me know your availability. (ご都合のいい時間をお知らせ下さい)」
などのように使います。
ちなみにグーグル翻訳で「ご都合のいい時間をお知らせ下さい」を英語に訳すと「Please inform us of the convenient time」と出てきますが、これはとても不自然な英語で、ネイティブはまず使いません。
使えるビジネス英語メール例文
1. May I visit you at 12pm on Dec 4?
“12月4日の午後12時にお伺いしてもよろしいでしょうか？”
2. Please let me know what time works the best for you.
“ご都合のよろしいお時間をお知らせください”
3. I would like to know your availability.
“ご都合のよろしいお時間をお知らせください”
4. My availability is below.
”以下の時間でいかがでしょうか？”
5. Would Tuesday afternoon suit you?
“火曜の午後のご都合はいかがですか？”
6. Would Wednesday afternoon work instead?
“代わりに水曜の午後はいかがでしょうか？”
7. Please confirm the time and the location.
“日時と場所をご確認ください。”
8. Wednesday afternoon sounds fine.
“水曜の午後で大丈夫そうです。”
9. I will call you tomorrow at 4pm Japanese Time.
“明日、日本時間の午後4時にお電話します。”
10. I will call you at 4pm Eastern Time.
“明日、アメリカ東海岸時間の午後4時にお電話します。”
ビジネス英語メールサンプル
Subject: Appointment for the meeting next week
Hi John,
I hope this mail finds you well. I am writing this to request a meeting appointment from you.
I would like to have a meeting about the next project with you someday next week. As we did last week, I am thinking of having the meeting in Room 501 at the main office.
Our availability is below:
M: 11am-12pm, 2pm-5pm
T: 2pm-5pm
Th: 10am-12pm, 1pm-4pm
F: 9:30am-12pm, 1pm-2pm
The meeting will take one hour, so kindly let me know which time and date work the best for you. Thank you for your time.
Best regards,
Hanako
以下、日本語訳（意訳）
件名：来週の会議のご相談
本文：
ジョン様
お世話になっております。会議の日程についてお伺い致したく、メールを差し上げました。
来週のご都合が宜しい時に、次回のプロジェクトについての会議を行いたいと思っております。先週同様に、本社ビル501号室でのミーティングを予定しております。
お忙しい中恐縮ですが、以下の日程のいずれかにて、１時間ほどお時間をいただければと思いますので、ご都合の宜しい日時がございましたら、お知らせ願いたいと思います。
月: 11am-12pm, 2pm-5pm
火: 2pm-5pm
木: 10am-12pm, 1pm-4pm
金: 9:30am-12pm, 1pm-2pm
よろしくお願いいたします。
花子